Conception et rédaction de cahier des charges de projet digital
Anticiper les difficultés pour avancer dans la sérénité
Nombre de projets digitaux ne voient pas le jour, sortent buggés ou s’avèrent déceptifs à leur lancement. Les causes peuvent être multiples et nombreuses : incompréhension de la demande du client, gestion de projet défaillante, développeurs inexpérimentés, complexité non identifiée à l’origine, problèmes ergonomiques, résistance au changement. Autant de paramètres qu’il convient d’anticiper lors de la rédaction du cahier des charges.
les étapes de rédaction du cahier des charges d’un projet digital
Cette trame de cahier des charges n’est pas gravée dans le marbre, elle a simplement pour but de balayer tout un ensemble de paramètres qu’il convient de prendre en compte avant de vous lancer dans un projet de création ou de refonte d’un outil digital. Nous l’avons volontairement orientée dans la conception d’un site Internet, mais le déplacement d’un intranet, d’un extranet ou d’une application reste assez similaire.
1. Le cadrage stratégique du projet
Dans cette première phase, le porteur du projet explique les objectifs qu’il poursuit en se lançant dans son action de déploiement d’un portail digital.
- Contexte et origine du projet
- Présentation de la problématique initiale
- Liste des oppportunités identifiées (communication, vente, notoriété, service, etc.)
- Objectifs de l’application, du site, de l’intranet ou de l’extranet
- Objectifs principaux (ex. génération de leads, e-commerce, information, recrutement)
- Objectifs secondaires
- Indicateurs de performance (KPI)
- Taux de conversion
- Trafic, engagement, prises de contact, ventes, etc.
- Périmètre du projet
- Création ou refonte partielle/complète
- Site(s) existant(s) concernés)
- Interfaces ou services tiers impliqués
2. Identification des cibles et des usages
Cette étape ancre le projet dans les pratiques réelles des utilisateurs. Il convient de faire un tour d’horizon de l’ensemble des expertises métiers impliquées pour mieux comprendre leur mode de fonctionnement et se projeter dans la façon dont l’outil sera utilisé. Il en va de même pour un utilisateur grand public.
- Définition des cibles
- Profils socio-professionnels
- Niveaux d’expertise numérique
- Contextes d’usage (mobile, professionnel, personnel, etc.)
- Segmentation des publics
- Cibles principales / secondaires
- Internes / externes
- Formalisation de personae (le cas échéant)
- Analyse des besoins utilisateurs
- Attentes informationnelles
- Freins et motivations
- Parcours types
3. Analyse de l’existant et de l’environnement
L’état des lieux de l’existant permet de déterminer quels éléments fonctionnent et ceux qui nécessitent une évolution. Il permet également d’évaluer le volume de travail à réaliser pour atteindre l’objectif. Il participe donc à fixer des délais plus réalistes.
- Audit de l’outil digital actuel (si refonte)
- Nature et qualité des contenus existant
- Architecture
- Performances techniques
- Référencement naturel (dans le cas d’un site grand public)
- Analyse concurrentielle et sectorielle
- Bonnes pratiques du secteur
- Différenciation souhaitée
- Standards ergonomiques
- Contraintes externes
- Contraintes réglementaires (RGPD, accessibilité, mentions légales)
- Contraintes de marque ou de groupe
4. Définition du périmètre fonctionnel
Cette partie constitue le cœur opérationnel du cahier des charges. Il doit être extrêmement détaillé et comporter un minimum d’ambiguité pour ne pas être sujet à interprétations.
- Arborescence des contenus / thématiques
- Structure des pages
- Niveaux de navigation
- Fonctionnalités attendues
- Back-office (ex : CMS, gestion des contenus)
- Formulaires, moteur de recherche, espace utilisateur
- Paiement en ligne, réservation, téléchargement, etc.
- Rôles et droits des utilisateurs
- Administrateurs
- Contributeurs
- Autres profil utilisateurs
- Évolutivité envisagée
- Fonctionnalités futures et leurs potentiels planifications de déploiement
- Scalabilité
5. Spécifications éditoriales et UX
La nature du contenu et le ton varient en fonction de la diversité des cibles considérées. Il faudra parfois se référer aux cultures métiers (dans le cadre d’un site professionnel) ou à un langage propre à une population ou à un groupe social.
- Ligne éditoriale
- Ton et registre de langue
- Typologie des contenus (textes, images, vidéos)
- Organisation des contenus
- Pages types
- Gabarits des différentes pages (créer des typologies)
- Principes UX
- Parcours utilisateurs / expérience utilisateur
- Hiérarchisation de l’information
- Accessibilité (RGAA / WCAG)
- Contraintes de performances perçues
- Temps de chargement
- Fluidité de navigation (call-to-actions pertinents et bien positionnés)
- Confort de lecture
6. Spécifications graphiques et identitaires
Là encore, différents corps de métiers ou groupe sociaux n’ont pas les mêmes codes. Il convient de prendre en compte l’ensemble des signes et représentations propres à chacun pour que les personae ciblés s’approprient l’outil.
- Charte graphique existante ou à créer
- Logos
- Couleurs
- Typographies
- Orientations visuelles
- Univers graphique
- Références visuelles
- Responsive design
- Déclinaisons desktop, tablette, mobile
- Contraintes d’accessibilité visuelle
7. Spécifications techniques
Cette étape est cruciale car un mauvais choix technologique engage dans la longue durée. De même, des spécifications techniques imprécises engendre des interprétations et donc un risque d’incompréhension ou d’erreur.
- Choix technologiques souhaités ou imposés
- CMS (WordPress, Drupal, sur mesure, etc.) dans le cas d’un site Internet
- Langages et frameworks
- Hébergement et infrastructure
- Type d’hébergement
- Performances attendues
- Sauvegardes et sécurité
- Prise en compte des aspects de référencement naturel (SEO)
- Structure des URLs
- Balises, performances, indexabilité
- Interopérabilité
- Eventuelles interactions avec des APIs
- Outils tiers (CRM, analytics, marketing automation)
8. Contraintes juridiques et réglementaires
- Conformité RGPD
- Gestion des données personnelles
- Cookies et consentement
- Mentions légales et conditions d’utilisation
- Propriété intellectuelle
- Droits sur les contenus
- Cession des droits
- Accessibilité numérique (si applicable)
9. Organisation du projet
Faîtes chauffer le diagramme de Gantt et choisissez la méthodologie qui correpond le mieux à la complexité du projet envisagé.
- Gouvernance
- Commanditaire
- Chef de projet
- Parties prenantes
- Méthodologie choisie
- Cycle en V, agile, hybride
- Planning prévisionnel
- Jalons
- Livrables
- Modalités de validation
- Recettes fonctionnelles et techniques
10. Budget et cadre contractuel
Un projet bien peaufiné et bien détaillé amènent souvent des coûts mieux maîtrisés etdavantage de sérénité dans d’éventuelles négociations ultérieures
- Budget global estimé
- Répartition des coûts
- Conception
- Gestion de projet
- Développement
- Eventuels achats de modules tiers
- Maintenance
- Modalités de paiement
- Maintenance et évolutions
- Corrective
- Évolutive
11. Livrables attendus
Jusqu’à l’ultime livrable et la mise en production tant attendue, il est important de rester vigilant ! Le recettage final doit reprendre l’ensemble des points du cahier des charges pour vérifier leur présence et leur fonctionnalité.
- Mise en production
- Réalisation d’une documentation technique
- Formation (si prévue au contrat)
- Conditions de réversibilité
« Il n’est pas de vent favorable à celui qui ne sait où il va. »
Sénèque
Et si nous faisions un bout de chemin ensemble ?
Nous sommes à votre disposition pour toute demande d’information. Notre agence marketing et communication digitale, bien que basée à Bordeaux, intervient bien au delà du périmètre de la métropole 🙂